Wie würdest du aktuell die Qualität deines Zeitmanagements bewerten?
In einer Arbeitswelt mit kurzen Fristen, knappen Ressourcen und hoher Leistungserwartung wirst du dir diese Frage mit der Zeit automatisch stellen.
Du versuchst, durch Optimierung deines Zeitmanagements noch mehr aus dir und deinem Projektteam herausholen zu können. timeghost hilft dir mit 4 Tools bzw. Apps, die 4 Herausforderungen lösen, die du in Sachen Zeitmanagement immer haben wirst.
Wir gehen dabei auf folgende 4 Herausforderungen ein:
– Übersicht behalten
– Zeit richtig einteilen
– Fokus hoch halten
– Prioritäten richtig setzen
Challenge 1: Übersicht behalten
Wer keinen Plan hat, kommt in der Arbeitswelt nicht weit. Es führt dazu, dass du umherirrst, nicht weißt, welcher Aufgabe du dich widmen sollst und letztendlich viel weniger erreichst, als wenn du im Vorfeld geplant hättest, was zu tun ist.
„All management begins with planning“
– Tom Greening
Durch gute Planung kannst du für die richtige Ausrichtung deiner Arbeit im Hinblick auf das Erreichen deiner Ziele sorgen. Gute Planung gibt dir die Übersicht, die du brauchst, um festzulegen, welche Aufgaben und welche Projekte in Zukunft wichtig sind und woran du jetzt arbeiten sollst.
Tool 1: Aufgabenmanagement- und Planung mit dem Microsoft Planner
Microsoft Planner ist ein Aufgabenmanagement-Tool von Microsoft mit großartigen Funktionen. Das Planungstool von Microsoft gibt dir den Überblick, um deine Projekte optimal durchführen zu können. Aufgaben können schnell erstellt, Personen zugewiesen und nach Priorität sortiert werden.
Erstelle Kanban-Boards mit detaillierten Aufgabenkarten, die du mit Dateien, Checklisten und Etiketten ergänzen kannst. . Der Planner kann nahtlos in Microsoft Teams und die Microsoft365-Umgebung integriert werden.
Mit timeghost kannst du die in Planner erstellten Aufgaben als Arbeitszeit erfassen und sie einem Projekt und einer Aufgabe zuordnen. Die Aufgaben aus dem Planner werden automatisch in timeghost angezeigt, sofern du die Verbindung im timeghost Feed bestätigst.
Hier zeigen wir dir zudem, wie du den Microsoft Planner in Zusammenhang mit Microsoft Teams und timeghost nutzen kannst.
Challenge 2: Wie setzt du deine Arbeitszeit richtig ein?
Um die Einteilung deiner Arbeitszeiten überprüfen zu können, brauchst du ein Tool, bei dem du deine Zeiten tracken, und den entsprechenden Aufgaben und Projekten zuordnen kannst. Dabei bekommst du die Übersicht, auf dessen Grundlage du die Einteilung deiner Arbeitszeit im Büro bzw. Home Office verbessern kannst und ständig übersichtlich dargestellt bekommst, woran du gearbeitet hast
Tool 2: timeghost als in die Microsoft365-Umgebung integrierte Projektzeiterfassung
Wir haben mit timeghost ein Projektzeiterfassungstool speziell für alle Microsoft365-Nutzer entwickelt. Das Tool gibt dir mit der Integration in die Microsoft365-Umgebung die perfekte Grundlage, um deine Produktivität durch übersichtliches Erfassen deiner Arbeitszeiten ständig zu verbessern.
Lasse die Dauer deiner Teams-Anrufe, die neu angelegten Projekte vom Microsoft Planner die Outlook-Kalenderereignisse oder Mails automatisch in timeghost übertragen und für dich als Arbeitszeit erfassen.
Vor allem ist uns bei der Entwicklung des Tools die möglichst benutzerfreundliche Bedienung durch automatisierte Prozesse innerhalb, aber auch außerhalb der Microsoft365-Umgebung wichtig. Hierfür haben wir eine Menge anZapier connectors , um deine Arbeitsumgebung so automatisiert und verbunden wie möglich zu gestalten.
timeghost schafft durch die Arbeitszeiterfassung sowohl interne als auch extern für Kunden die entsprechende Transparenz. Dein Team sieht stets, wer an welcher Aufgabe arbeitet und welche Projekte zugeteilt ist. Mit der timeghost Export-Funktion kannst du mit nur einem Klick Excel oder CSV-Dateien erstellen und sie deinen Kunden zur Verfügung stellen.
Probiere timeghost gerne in der 14-tägigen Testphase aus oder buche über diesen Link direkt eine Live Demo, in der wir dir die Anwendung zeigen und alle Fragen, die du im Hinblick auf unser Tool hast, beantworten!
Wir freuen uns auf dich!
In diesem Beitrag siehst du eine Kurzanleitung, wie du timeghost in nur wenigen Minuten bereits in deinem Unternehmen bzw. Team nutzen kannst.
Challenge 3: Fokus hoch halten
Um mehr aus deiner Zeit herausholen zu können, ist die Verbesserung des fokussierten Arbeitens eine sehr gute, weil einfache Möglichkeit, mit der du deine Zeit noch besser nutzen kannst. Es gibt einige Tipps und Tricks, mit denen du deinen Fokus verbessern kannst. Außerdem gibt es mittlerweile auch Apps, die dir dabei helfen, in einer bestimmten Zeit durch guten Fokus produktiver zu sein.
Tool 3: Pomodoro App Tracker – Focus Keeper
Eine einfache Möglichkeit, um deinen Fokus zu behalten, ist die Anwendung der Pomodoro-Technik. Dafür gibt es entsprechende Apps, die dich dabei unterstützen, die Zeitabschnitte der Technik anzuwenden. Focus Keeper gibt dir die Möglichkeit, dich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren und bietet dir ebenfalls großartige Auswertungsmöglichkeiten und viele weitere Features.
Du kannst die App entweder über den App Store oder den Google Play Store herunterladen.
Challenge 4: Prioritäten richtig setzen
Vor allem im Projektmanagement kann es schnell passieren, dass sich Menschen in den vielen Aufgaben, die sie jeden Tag erledigen müssen, versinken. Die Mails müssen noch schnell gecheckt werden, während man sich gerade an einer anderen wichtigen Aufgabe befindet, die ebenfalls schnell erledigt werden muss.
Umso wichtiger ist es, sich nicht von anderen Aufgaben ablenken zu lassen und sich ein System für die Erledigung der Aufgaben zu schaffen.
Durch das Setzen von Prioritäten bekommst du ein gutes Gefühl dafür, was wichtig ist und was nicht. Eine der bekanntesten Techniken, um Prioritäten zu setzen ist die Eisenhower-Methode.
Tool 4: Priority Matrix als Tool für die bessere Einordnung deiner Aufgaben
Priority-Matrixist ein super einfach zu bedienendes Tool, mit dem du deine Aufgaben in vier unterschiedliche Quadranten einordnen kannst. Das System sieht folgendermaßen aus:
Diese Quadranten stellen die Basis der App dar. Die Aufgaben kannst du in die entsprechenden Felder eintragen und sie beliebig hin- und herschieben.
Darüber hinaus bietet dir Priority Matrix eine direkte Integration in Microsoft Teams und eine Verbindung zum Outlook Calendar.
Gib uns gerne Feedback, ob dir die Tools etwas gebracht haben und inwiefern sie zur Verbesserung deines Zeitmanagements beigetragen haben 😉.
Teste unsere Projektzeiterfassung 14 Tage kostenlos
Mit der 14-tägigen kostenlosen Testversion kannst du alle Vorteile von timeghost kostenlos testen und dir einen ersten Eindruck von der Software verschaffen.
Hier erfährst du, wie du am besten in timeghost einsteigst, damit dir die Software sofort einen Mehrwert bietet.
Wenn du Fragen zur Software hast, wende dich bitte an [email protected].
Hole dir die timeghost Teams App
Du musst lediglich die timeghost Teams App direkt aus dem AppSource Storein der Anwendung installieren. Eine Anleitung dazu findest du hier. Die App enthält alle Funktionen, die du vom Web-Client kennst, und da du dein Office 365-Konto für den Zugriff auf timeghost verwendest, bist du in wenigen Sekunden fertig.
