In diesem Artikel geht es darum, wie du das richtige Tool für die Bedürfnisse und Anforderungen deines Unternehmens findest und welche Schritte bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems notwendig sind.
Bevor Sie ein Bevor ein Zeiterfassungssystem eingeführt wird, ist eine gut durchdachte Planung erforderlich. Hier sind einige wichtige Schritte, die du dabei berücksichtigen solltest:
Identifizierung der Gründe für die Einführung des Systems
Frage dich: „Welchen zentralen Mehrwert soll das Zeiterfassungssystem mir, meinem Team und dem Unternehmen bieten?
Sobald du diese Frage beantwortet und mögliche Benefits aufgelistet hast, kannst du dich zielgerichtet auf die Suche nach einem Zeiterfassungssystem begeben.
Ermittlung von Bedarf und Anforderungen
Es ist wichtig, den Bedarf und die Anforderungen deines Unternehmens zu ermitteln, bevor du ein Zeiterfassungssystem einführst.
Am besten legst du Anforderungsbereiche fest, die dir dabei helfen, möglichst alle Anforderungen übersichtlich darzustellen. Wir werden in naher Zukunft noch einen Beitrag veröffentlichen, der eine umfassende Checkliste enthält, die unterschiedliche Anforderungsbereiche übersichtlich darstellt. Dabei kannst du festlegen, welche Bedürfnisse das Zeiterfassungssystem erfüllen soll, für das du dich entscheidest.
Durch die Identifizierung der Bedürfnisse und Anforderungen deines Teams bzw. Unternehmens kannst du bereits im Vorfeld sicherstellen, dass das System diese Anforderungen erfüllt. Das ermöglicht dir vor allem eine zielgerichtete Such- und Testphase.
Auswahl des geeigneten Systems
Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass es die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt und in die Arbeitsprozesse deines Unternehmens integriert werden kann.
Hier sind einige wichtige Faktoren, die bei der Auswahl des Systems berücksichtigt werden sollten:
✅ Benutzerfreundlichkeit
Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienbarkeit der Arbeitszeiterfassung ist eine der Grundvoraussetzungen für ein gutes Zeiterfassungstool. Da das System täglich im Unternehmen genutzt wird, sollte sich kein Mitarbeiter über die Benutzung beschweren.
Das Zeiterfassungssystem soll deine Arbeit optimieren. Ein kompliziertes System kann zu Frustration und Widerstand bei den Mitarbeitern führen, was die Akzeptanz und Wirksamkeit des Systems beeinträchtigen kann.
Mit einer einfachen Bedienung und der schnellen Einbuchung von Zeiteinträgen im System wirst du mehr Zeit für deine wichtigsten Aufgaben haben.
✅ Integration in deine bisherige Arbeitsumgebung
Das Zeiterfassungssystem sollte auch nahtlos in deine bestehenden Systeme und Arbeitsprozesse integrierbar sein.
timeghost bietet großartige Integrationsmöglichkeiten zu allen Microsoft365-Programmen. Vor allem die timeghost App für Microsoft Teams hilft Unternehmen, Zeiterfassung direkt in einem viel genutzten Programm zu integrieren. Dabei werden unterschiedlichste Daten automatisch zu Zeiteinträgen verarbeitet, die mit nur wenigen Klicks einer Aufgabe bzw. einem Projekt zugeordnet werden können.
timeghost erfasst beispielsweise deine Teams-Calls im Hintergrund und erstellt dafür automatisch einen Zeiteintrag. Hast du also ein Meeting mit einem Kunden, wird dir die Dauer und die Beschreibung des Calls direkt in timeghost angezeigt. So kannst du deine Zeiten deutlich effektiver einpflegen.
Automatische Zeiterfassung in microsoft teams
Neben Microsoft Teams bietet unsere Software Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen, vor allem zu Microsoft365-Apps.
✅ Testen, testen, testen
Vor der Implementierung der Zeiterfassungssoftware sollte eine Testphase durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Anwendung ordnungsgemäß funktioniert und den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Dies kann auch dazu beitragen, mögliche Probleme oder Schwierigkeiten bei der Implementierung zu identifizieren.
✅ Feedback von Mitarbeitern einholen
Ein offenes Feedback-System hilft dir dabei, das System nach den Bedürfnissen deiner Mitarbeiter auszuwählen und im Vorfeld auftretende Probleme frühzeitig zu beheben. Du solltest auch in der Lage sein, das System anzupassen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass es mit den sich ändernden Bedürfnissen des Unternehmens Schritt hält.
✅ Datenschutz
Das Thema Datenschutz ist vor allem bei so sensiblen Daten wie Arbeitszeiten ein sehr wichtiger Faktor. Deswegen ist es umso wichtiger, sich bereits im Vorfeld darüber zu informieren, wie die Daten innerhalb des Zeiterfassungstools verarbeitet werden. Die Richtlinien der DSGVO (Deutschland) bzw. die der GDPR bewahren dich vor bösen Überraschungen. Achte darauf, dass das Zeiterfassungssystem DSGVO- bzw. GDPR-konform ist, sodass die Daten deines Unternehmen sicher sind.
Fazit
Das Einführen eines Zeiterfassungssystems in einem Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Es ist wichtig, die Gründe für die Einführung zu identifizieren, den Bedarf und die Anforderungen des Unternehmens zu ermitteln, das richtige System auszuwählen, es zu testen und Feedback von Mitarbeitern einzuholen.
Ein benutzerfreundliches System, das nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse integriert ist, führt zur Steigerung der Effizienz des Unternehmens!
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Alles, was du tun musst, ist, die Teams App direkt aus dem AppSource Store in der Anwendung installieren. Die App enthält alle Funktionen, die du vom Web-Client kennst, und da du dein Office 365-Konto für den Zugriff auf timeghost verwendest, bist du in wenigen Sekunden fertig.
