Die IT-Branche ist bekannt für ihre schnellen Entwicklungen, engen Zeitpläne und hohen Anforderungen an Effizienz und Produktivität. In diesem dynamischen Umfeld ist Zeit eine der wertvollsten Ressourcen, die IT-Unternehmen zur Verfügung stehen.
Zeit ist in der IT nicht nur eine begrenzte Ressource, sondern auch ein entscheidender Faktor für den Wettbewerbserfolg. Umso wichtiger ist es, als Projektleiter in der IT die Projektlaufzeiten messbar darzustellen und schnell auszuwerten, um die Effektivität des Unternehmens langfristig zu steigern.
In diesem Blogartikel zeigen wir dir, wie IT-Projektmanager timeghost als Tool für die Erfassung von Arbeitszeiten am besten nutzen.
Automatische Arbeitszeiterfassung – Mit 3 Klicks zum Zeiteintrag
Erleichtere deinem gesamten Team das Einpflegen von Arbeitszeiten. timeghost erfasst die Arbeitszeiten deines Teams automatisch. Unser Tool erfasst die Aktivitäten deiner Microsoft 365 Apps und erstellt daraus Zeiteinträge. Für dich und deine Mitarbeiter ist das eine große Erleichterung und spart viel Zeit beim Eintragen von Arbeitszeiten!
Alle Microsoft 365-Aktivitäten werden automatisch zu einem Zeiteintrag
Die meisten Kunden verwenden Microsoft Teams, Microsoft Planer und Outlook als Apps für die Erfassung von Arbeitszeiten in timeghost.
Im Feed erstellt dir timeghost automatische Zeiteinträge, die mit nur wenigen Klicks in timeghost als Arbeitszeit erfassen kannst. Ich nutze für die Erfassung meiner Arbeitszeiten vor allem Microsoft Teams und Microsoft Outlook. Alle Aktivitäten werden mir direkt in timeghost angezeigt.
Der große Vorteil: Ich muss gar nicht mehr manuell eintragen, woran ich gearbeitet habe! Das übernimmt timeghost für mich. Das Einzige, was zu tun ist: Den Zeiteintrag einem Projekt und einer Aufgabe zuordnen. Das geht mit 3 Klicks – Projekt auswählen, Aufgabe auswählen, Zeiteintrag buchen!
Ressourcenoptimierung leicht gemacht – mit einem Zeiterfassungssystem
Eine effektive Ressourcenoptimierung von entscheidender Bedeutung für den Erfolg von Unternehmen. Ressourcen, wie Zeit, Personal, Technologie und finanzielle Mittel, sind begrenzt und sollten daher effizient genutzt werden, um maximale Ergebnisse zu erzielen. Für den Faktor Zeit greift timeghost als Zeiterfassungssystem ein!
In der IT-Branche ist es von entscheidender Bedeutung, Engpässe und ineffiziente Prozesse frühzeitig zu identifizieren, um die Leistungsfähigkeit und Produktivität eines Unternehmens zu verbessern. timeghost liefert dabei detaillierte Einblicke in die Arbeitszeiten und den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter.
Einfache Auswertungen der Arbeitszeiten
In den Auswertungen von timeghost bekommst du genau die Informationen, die du brauchst. Wähle in der timeghost Filterbar die Projekte, Personen oder Aufgaben aus, die du angezeigt bekommen möchtest. Anschließend kannst du den Zeitraum wählen und du bekommst alle Arbeitszeiten übersichtlich angezeigt, nach denen du gesucht hast.
Soll-Stunden
Stelle ein, wie viele Stunden deine Mitarbeiter am Tag arbeiten. Mit der Sollstundenfunktion können Sie und Ihre Mitarbeiter sehen, ob sie Überstunden haben oder nicht. Mit dem Soll-Stunden-Feature bekommen du und deine Mitarbeiter angezeigt, ob sie Überstunden haben oder nicht. Darüber hinaus kannst du die gebuchten Arbeitszeiten nutzen, um zu schauen, wie lange Mitarbeiter bereits an einer Aufgabe arbeiten.
Dies ermöglicht es dir, rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen, indem du Mitarbeitern zusätzliche Ressourcen zuweist oder Aufgaben neu verteilst, um eine optimale Auslastung zu gewährleisten.
Insgesamt steigerst du durch die Erfassung und der richtigen Auswertung deiner Arbeitszeiten die Effizienz deines gesamten Teams und kannst entsprechende Fristen und Kundenanforderungen besser einhalten.
Volle Projekttransparenz für IT-Manager
Welcher IT-Manager kennt es nicht? Komplexe Projektstrukturen können schon mal schnell dazu führen, dass der Überblick über die wichtigen Aufgaben verloren geht. Transparentes Arbeiten trägt dazu bei, ein gemeinsames Verständnis über den Projektfortschritt, die Ziele und die Anforderungen zu schaffen.
Darüber hinaus trägt Transparenz zur rechtzeitigen Identifizierung von Problemen und Risiken bei. Wie bereits im vorherigen Abschnitt erwähnt, kann eine transparente und offene Arbeitsweise Ressourcenengpässe frühzeitig erkennen. Zeiterfassung hilft dir und deinem Team, proaktiv Maßnahmen zu überlegen und diese auch umzusetzen.
Darüber hinaus führt der transparente Umgang mit Arbeitszeiten dazu, dass das Vertrauen zu Kunden durch die Offenlegung der Projektarbeitszeiten gestärkt wird. Die hohen Erwartungen der Kunden sind oft damit verbunden, dass sie wissen möchten, auf welchem Stand das Projekt ist. Die Exportfunktion in timeghost ermöglicht dir, die von dir gewünschten Arbeitszeiten in Excel oder in eine CSV-Datei zu exportieren und sie ganz bequem deinem Kunden zur Verfügung zu stellen.
Budgetierung und Abrechnung von IT-Projekten – Alle Zeiten werden abrechnungsfähig erfasst
Werden Projektarbeitszeiten nicht erfasst, können sie auch nicht abgerechnet werden. Vor allem projektorientierte IT-Unternehmen haben bei der Abrechenbarkeit von Projekten oft Herausforderungen. Stunden werden nicht richtig abgerechnet und niemand weiß genau, wie viel er an welchem Projekt gearbeitet hat. Meistens wird dann nicht die Arbeitszeit angegeben, die tatsächlich für das Projekt aufgewendet wurde. Das Unternehmen gibt, um die Zufriedenheit des Kunden zu gewähren, lieber weniger Stunden an. Dies wiederum wirkt sich auf die Einnahmen oder den Gewinn des Projekts aus.
Volle Abrechnungsfähigkeit mit timeghost
Die Möglichkeit, Projektarbeitszeiten in timeghost als abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig zu buchen, bietet dir einen transparenten Umgang mit der Profitabilität deiner Projekte. Lege Stundensätze für deine Mitarbeiter fest und bekomme in timeghost angezeigt, wie viele Einnahmen und Ausgaben du für welches Projekt hattest. Das wird dir übersichtlich in der timeghost Profitabilität angezeigt.
Fazit
Als IT-Manager hast du mit timeghost viele neue Möglichkeiten, deine Projekte noch effektiver durchzuführen. Dein Team als auch die Kunden bekommen durch die Erfassung der Arbeitszeiten einen transparenten Einblick in die unterschiedlichen Projekte. Die Arbeitszeiten sind durch die automatische Erfassung deiner Microsoft365-Aktivitäten von timeghost mit nur wenigen Klicks zu buchen.
Als IT-Projektmanager kannst du die Arbeitszeiten deines Teams perfekt auswerten und Anpassungen innerhalb des Projekts vornehmen. Innerhalb von timeghost kannst du deine Projektarbeitszeiten als abrechnungsfähig erfassen und damit die volle Arbeitszeit deinen Kunden in Rechnung stellen.
Probiere unser Zeiterfassungstool 14 Tage kostenlos aus. Wir zeigen dir in einer Live-Demo, wie du timeghost optimal nutzt und an deine Bedürfnisse/Anforderungen anpassen kannst.
