Um Projekte erfolgreich und gewinnbringend durchzuführen, ist die Qualität der Erfassung der Projektzeiten ein sehr hilfreiches Mittel. Doch auch wenn es mittlerweile einige Tools gibt, die Teams bei der Erfassung ihrer Arbeitszeiten innerhalb ihrer Projekte unterstützt, schleichen sich Ungenauigkeiten in den Abrechnungen oder ineffiziente Prozesse ein.
In diesem Blogbeitrag werden drei zentrale Fehler beim Erfassen von Projektarbeitszeiten betrachtet und Lösungsansätze präsentiert, um diese zu vermeiden.
Fehler #1 – Manuelle Erfassung der Zeiten in Excel
Die Erfassung der Arbeitszeiten in Excel ist zwar im ersten Moment am einfachsten, weil jeder seine Zeiten schnell in Excel eintragen kann. Auf langfristige Sicht werden sich Ungenauigkeiten einschleichen und die manuelle Arbeit beim Eintragen ist ebenfalls ein großer Zeitfresser. Zudem ist es für die Projektmanager schwieriger, umfassende Berichte und Auswertungen zu erstellen, in denen sich der Erfolg der Projekte einfach bewerten lässt.
Wie kannst du statt in Excel deine Zeiten automatisiert erfassen ?
Nutze Zeiterfassungssysteme wie timeghost, die speziell für Projektmanagement entwickelt wurden. Mit solchen Systemen können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach und genau erfassen. Die Schnittstellen zu Microsoft 365-Programmen erlauben eine automatische Erfassung der Aktivitäten deiner Microsoft Apps. Beispielsweise werden deine Teams-Anrufe im Hintergrund getrackt und dir als Zeiteintrag in timeghost angezeigt. Du ordnest den Anruf dem Projekt und der Aufgabe zu und hast deinen minutengenauen Zeiteintrag erfasst.
Fehler #2 – Projektarbeitszeiten werden nicht richtig erfasst
Ein weiterer entscheidender Fehler ist die unzureichende Erfassung der Projektarbeitszeiten. Wenn Arbeitsstunden nicht korrekt erfasst werden, kann dies zu falschen Abrechnungen führen. Das kann sowohl finanzielle Verluste für das Unternehmen als auch Unzufriedenheit bei Kunden verursachen.
Wie kannst du eine dauerhaft hohe Qualität der Abrechnung und Auswertung von Projekten gewährleisten?
Implementiere ein Zeiterfassungssystem, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten detailliert und präzise zu erfassen und das gleichzeitig die Möglichkeit besitzt, Zeitbudgets und entsprechende Stundensätze zu hinterlegen. So kannst du in einer zentralen, auf das Projektmanagement ausgerichteten App deine Projekte festhalten. Durch die vielseitigen Auswertungsmöglichkeiten kannst du bereits während des Projekts ohne große Recherche einschätzen, wie das Projekt läuft, welche Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen und ob das Projekt rentabel ist. Durch klare Berechtigungsstrukturen kannst du dabei auswählen, wer welche Informationen über das Projekt erhält.
Fehler #3 – Insellösung statt Systemintegration
Ein weiterer Fehler besteht von Projektteams darin, dass sie sich für eine Software entscheiden, die eine Insellösung in der Arbeitsumgebung des Unternehmens darstellt. Die Software kann noch so gut sein, wenn sie nicht mit anderen Programmen der Arbeitsumgebung zusammenarbeiten kann. Dementsprechend solltest du neben den Funktionen innerhalb der Anwendung auch danach schauen, wie die Software mit anderen Programmen kommunizieren kann, die du in deinem Arbeitsalltag nutzt.
So ist timeghost in die Microsoft-Umgebung integriert
Mit der Microsoft Graph API, Microsoft Power Automate oder Zapier-Konnektoren kann timeghost zu fast jeder Anwendung einen Workflow erzeugen. Insgesamt haben wir über 6.000 Flows zu anderen Programmen.
Fazit
Zeit ist Geld! Eine genaue Erfassung der Projektarbeitszeiten ist von entscheidender Bedeutung, um eine korrekte Abrechnung und eine effiziente Ressourcenplanung zu gewährleisten. Dabei solltest du vor allem darauf schauen, dass du deine Projekte effizient und so sauber wie möglich erfasst.
Indem manuelle Erfassung in Excel vermieden, eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten sichergestellt und auf eine Systemintegration gesetzt wird, können Unternehmen Zeit und Geld sparen und dabei ihre Projekte effektiver steuern.
Unser Tipp
Investiere in die richtigen Werkzeuge bei der Erfassung deiner Projektarbeitszeiten. Damit sparst du nicht nur Zeit, sondern kannst deine Projekte auch gewinnbringender umsetzen!
timeghost erfasst alle deine Microsoft 365-Aktivitäten automatisch – du musst sie nur Projekten und Aufgaben zuordnen
Mit der 14 tägigen kostenlosen Version kannst du timeghost testen und alle Microsoft-Aktivitäten automatisch als Arbeitszeit erfassen. Probiere es aus!
Mehr Integration geht nicht – Mit der timeghost App für Microsoft Teams
Du musst lediglich die timeghost Teams App direkt aus dem AppSource Store in der Anwendung installieren. Eine Anleitung findest du hier. Die timeghost app beinhaltet alle Funktionen, die du aus der Web-Anwendung kennst. Indem du deinen Microsoft 365-Account zur Anmeldung nutzt, kannst du in wenigen Sekunden starten.
