Zeiterfassung kann seitens der Mitarbeiter oft als lästiges und nerviges to-Do angesehen werden. Teilweise wird die Sinnhaftigkeit der Zeiterfassung hinterfragt, teilweise wird der Prozess des Einpflegens als zu zeitaufwändig gesehen.
Fakt ist dennoch: Ein Zeiterfassungssystem kann die Arbeit innerhalb eines Teams effizienter machen und es bietet darüber hinaus noch viele weitere Vorteile. Welche das sind und wie du deine Mitarbeiter von den Möglichkeiten der Erfassung von Arbeitszeiten in einer Software überzeugst, erfährst du in diesem Blogartikel.
Vorurteile der Mitarbeiter beseitigen
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems stößt bei Mitarbeitern im ersten Moment oft auf Vorbehalte und Zweifel. Bevor du jedoch die Vorteile der Projektzeiterfassung hervorheben kannst, ist es wichtig, im ersten Schritt mögliche Vorurteile zu beseitigen.
Warum Zeiterfassung nicht Kontrolle, fehlendes Vertrauen und Mikromanagement bedeutet?
Zwei häufige Bedenken, die seitens der Mitarbeiter oft auftauchen, sind die Kontrolle, fehlendes Vertrauen in die Arbeit und das unnötige Mikromanagement, das durch die Projektzeiterfassung entstehen kann.
Die Kontrolle der Mitarbeiter ist ein sensibles Thema, das bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems aufkommt. Viele Mitarbeiter befürchten, dass sie dadurch permanent überwacht werden.
Umso wichtiger ist es daher, von Anfang an klarzustellen, dass das Ziel der Zeiterfassung nicht die Überwachung der Mitarbeiter ist, sondern die Verbesserung des Projektmanagements und die optimale Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Die erfassten Zeiten dienen nicht dazu, einzelne Tätigkeiten zu kontrollieren, sondern um Projekte effektiver zu planen, Engpässe zu identifizieren und aussagekräftige Auswertungen und Abrechnungen zu erstellen.
Die Grundlage dafür sind die einzelnen Arbeitszeiten, die auf die Projekte gebucht werden. Im ersten Moment sieht es nach Mikromanagement aus. Die Erfassung der einzelnen Arbeitszeiten dient allerdings als Grundlage dafür, dass aussagekräftige Auswertungen durchgeführt werden können, die abrechenbaren Stunden der Projekte protokolliert und die Effizienz der Projektarbeit verbessert wird.
Bevor die Software eingeführt wird, sollten daher alle Fragen und Zweifel der Mitarbeiter geklärt werden. Offene Kommunikation ist der Schlüssel, um Missverständnisse auszuräumen und Vertrauen aufzubauen. Die Mitarbeiter sollten dabei verstehen, wie ihre erfassten Daten verwendet werden und wie sie davon profitieren können.
Wähle ein leicht zu bedienendes System aus!
Aus dem ersten Punkt ergibt sich die Tatsache, dass ein leicht zu bedienendes Projektzeiterfassungssystem für die Steigerung der Effizienz und der Produktivität entscheidend ist. Schließlich soll es den Mitarbeitern dabei helfen, sich auf ihre wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Nicht zielführend ist die Einführung eines Systems, das den Mitarbeitern als zusätzliche Aufgabe vorkommt. Das System muss reibungslos funktionieren und so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen.
Halte daher Ausschau nach einem System mit einer intuitiven, einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche.
Wie Automatisierungen das manuelle Erfassen von Arbeitszeiten ersparen?
Mittlerweile gibt es viele Automatisierungsmöglichkeiten, mit denen manuelle Prozesse reduziert und durch Automatisierungen ersetzt werden können. So auch in den Zeiterfassungssystemen.
Wie timeghost alle deine Microsoft 365-Aktivitäten in timeghost automatisch erfasst?
Um dir die Möglichkeiten der Automatisierungen darzustellen, zeigen wir dir unsere Feed-Funktion in timeghost. Wenn du in der Microsoft-Umgebung unterwegs bist, hast du mit timeghost genau das richtige Tool. timeghost erfasst alle Microsoft-Aktivitäten und schlägt sie dir als Zeiteintrag in der Software vor.
Das Einzige, was du noch tun musst, ist es, die Zeiteinträge auf das Projekt zu buchen. In nur wenigen Klicks sind deine Zeiten erfasst und du kannst dich wieder auf die nächste Aufgabe konzentrieren.
Darüber hinaus bietet Zapier über 6000 Automatisierungen zu timeghost an. Mit Microsoft Power Automate kannst du ebenfalls Workflows zu anderen Programmen erstellen. Wir haben bereits erste Vorlagen erstellt, die du integrieren kannst. In diesem Blogartikel siehst du die am meisten benutzten Microsoft Power Automate Flows.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass die Mitarbeiter im besten Fall Spaß bei der Nutzung des Zeiterfassungssystems haben sollten. Eine positive Benutzererfahrung für die Mitarbeiter ist bei der Auswahl des Systems ein wichtiger Faktor. Hole dir daher während der Testphase Feedback deiner Projektmitarbeiter ein und berücksichtige es im Entscheidungsprozess.
Durch die Auswahl eines benutzerfreundlichen Systems wie timeghost können Unternehmen sicherstellen, dass die Zeiterfassung nicht als lästig und zeitaufwändig empfunden wird, sondern als nützliches Werkzeug, das den Arbeitsalltag erleichtert.
Welche Vorteile haben die Mitarbeiter von der Zeiterfassung?
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems bietet nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitern eine Reihe von Vorteilen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass die Zeiterfassung auch zu ihrem eigenen Nutzen dient und ihnen verschiedene Vorteile bietet.
Unterstützung bei deiner Work-Life-Balance
Eine der wichtigsten Vorteile ist die Unterstützung bei der Work-Life-Balance. Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten können die Mitarbeiter besser verfolgen, wie viel Zeit sie für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufwenden. Dies ermöglicht eine bewusstere Planung und hilft dabei, Überstunden zu vermeiden oder die Arbeitsbelastung gleichmäßig zu verteilen. Die Zeiterfassung trägt somit zur Förderung eines gesunden Gleichgewichts zwischen Arbeit und Privatleben bei.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Projektarbeit
Ein weiterer Vorteil für die Mitarbeiter ist die Möglichkeit, jederzeit nachvollziehen zu können, an welchen Projekten sie gearbeitet haben. Dies kann besonders hilfreich sein, um den eigenen Fortschritt zu dokumentieren, Arbeitszeiten für Berichte oder Abrechnungen zu erfassen und bei der Planung zukünftiger Projekte zu helfen.
Gehe mit gutem Beispiel voran
Als Führungskraft ist es von großer Bedeutung, mit gutem Beispiel voranzugehen, insbesondere wenn es um die Zeiterfassung geht. Deine Mitarbeiter orientieren sich an dir und sehen, wie du mit dem Zeiterfassungssystem umgehst. Daher ist es umso wichtiger, deine eigenen Arbeitszeiten genauso sorgfältig und genau zu erfassen, wie du es von deinen Mitarbeitern erwartest.
Fazit
Die Einführung eines Projektzeiterfassungssystems kann für ein Team eine positive Veränderung bedeuten, erfordert jedoch eine gezielte Herangehensweise. Die Kommunikation vor der Einführung, die klare Nennung der Vorteile, die Entkräftigung der Nachteile und die transparente Darlegung der Gründe für die Einführung sind entscheidende Faktoren, um die Akzeptanz und den Erfolg des Systems sicherzustellen.
Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter genau verstehen, warum ein Projektzeiterfassungssystem eingeführt wird und wie es ihnen zugutekommt. Es ist wichtig, ihnen die Vorteile der Zeiterfassung aufzuzeigen, wie die Steigerung der Produktivität und Effizienz, die transparente Abbildung der Arbeitszeiten, die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten und die Möglichkeit, Projekte genau abzurechnen.
Bei der Auswahl eines Zeiterfassungstools ist es entscheidend, ein System zu finden, das einfach von den Mitarbeitern bedient werden kann. Ein Tool wie timeghost bietet eine intuitive und automatisierte Benutzeroberfläche, die nicht mit unnötigen Funktionen überfrachtet ist.
