El objetivo de todo administrador de proyectos es completarlos dentro del plazo establecido y no retrasarse. Para lograrlo de forma sostenible, la actividad diaria y las tareas que en él se realizan son las claves del éxito.
“Las personas de éxito son simplemente las que tienen hábitos exitosos”.
Brian Tracy, autor y conferencista
Los hábitos constituyen una de las bases para el éxito diario en la gestión de proyectos. He aquí 6 hábitos que los responsables de proyectos de éxito incorporaron en su rutina diaria laboral.
1. Considerar la fuerza del equipo
Los directores de proyecto eficaces y ágiles suelen tener un fuerte liderazgo además de habilidades blandas para obtener el mejor rendimiento de todos los miembros del equipo.
Las competencias blandas de un gestor de proyectos tales como: la resolución de problemas, la flexibilidad o adaptabilidad, las habilidades interpersonales y la comunicación; contribuyen a la mejora de todo el equipo. .
Esto incluye también la confianza en las fortalezas de los miembros del proyecto y la capacidad de transferir responsabilidades a los colaboradores. Porque, como todos sabemos, un equipo alcanza más que una sola persona.
2. Adaptarse rápidamente a nuevas situaciones
Uno de los puntos fuertes de los buenos gestores de proyectos es su capacidad para adaptarse a una nueva situación y así reconducir al equipo en la dirección correcta. Esto se debe a que, sobre todo en el terreno relacionado a los proyectos, es habitual tener que reaccionar constantemente a nuevos retos y cambios.
La adaptabilidad significa saber cuándo y cómo corregir el rumbo. Sin tener una visión de conjunto de lo que está ocurriendo, puede ser difícil determinar el mejor curso de acción. Para ser adaptable y seguir siéndolo, hay que estar al día en todo lo relacionado con el proyecto.
Aquí es donde las herramientas de gestión de proyectos y las de seguimiento del tiempo de los proyectos resultan útiles para ayudarte a obtener una visión general de las operaciones diarias del mismo.
3. Aprender de otros administradores de proyectos
Este hábito consiste en aprovechar tu red de contactos y conectar con directores de proyectos de diferentes empresas y aprender de ellos. Pregúntales sobre sus métodos, éxitos y fracasos, al tiempo que les ofreces tus conocimientos y enfoques para ayudarles a avanzar en su profesión.
4. Ser proactivo al gestionar proyectos
Un buen manager piensa en el futuro y anticipa los obstáculos antes de que surjan. Un gestor proactivo, se asegurará de que se tomen medidas que no sólo reduzcan el riesgo de futuros problemas, sino que también minimicen el impacto cuando éstos se produzcan.
5. Comunicación
La comunicación diaria es uno de los factores clave para el éxito. Tu objetivo debe ser convertirte en el líder de la comunicación dentro del equipo. Al fin y al cabo, tu eres quien los mantiene unidos y tienes contacto directo con todos los miembros del proyecto.
Sé el iniciador que se acerque actívamente a los componentes del equipo y modela la correcta comunicación. Involucra a cada miembro en las reuniones haciéndoles preguntas específicas.
Muestra a tu equipo de forma transparente lo que ya has conseguido, en qué punto te encuentras actualmente y lo que aún queda por hacer. De este modo, fomentarás la motivación, el espíritu de equipo y la cohesión del conjunto logrando el objetivo de tu proyecto con mayor eficacia.
6. Registra las horas de trabajo tanto tuyas como las de tu equipo
En las áreas de planificación del tiempo, los gestores de proyectos están ya capacitados. Sin embargo, en su trabajo diario, lo más importante es llevar un control de las horas de trabajo y de las tareas procesadas por los empleados. Estamos hablando del seguimiento del tiempo, idealmente del registro de las horas trabajadas en un proyecto.
Independientemente de si se utiliza un sistema de registro del tiempo de los proyectos o no, es importante, a la hora de realizarlos, saber cuánto se ha trabajado en ellos.
Incluso si el registro y el mantenimiento regular de las horas de trabajo no es una actividad favorita de los miembros del proyecto, a menudo se pueden obtener conocimientos muy importantes.
Al final del día o de la semana, cada empleado y el jefe de proyecto saben en qué tareas se ha trabajado y en qué proyectos.
Las horas de trabajo pueden evaluarse en consecuencia y ponerse directamente a disposición del cliente. De este modo, podrás lograr que los proyectos sean más eficaces de forma sostenible.
Muchas herramientas te facilitan la introducción de las horas trabajadas en los proyectos, por ejemplo, mediante la automatización y una interfaz fácil de usar.
Convierte en un hábito, el registro de las horas de trabajo tuyas y de tu equipo a fin de trabajar de forma más satisfactoria.
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