Los plazos límites -de semanas o meses- son los más difíciles de manejar. ¿Cómo podrán -tú y tu equipo de proyectos- organizar una gran cantidad de trabajo durante un periodo de tiempo tan largo y seguir garantizando que el mismo se complete a tiempo?
Estos cinco tips te ayudarán a completar con éxito tus tareas dentro de los plazos establecidos con el menor stress posible.
1. Anticipa posibles inconvenientes que puedan surgir
Las cosas no siempre salen según lo previsto, por lo que, como gestor de proyectos, es conveniente pensar en los posibles problemas con antelación. Por ejemplo: ¿cómo afectaría la enfermedad de ciertos miembros del personal, un fallo del equipo o una tarea inesperadamente urgente en otro proyecto?
Considera qué alternativas tienen (tú y tu equipo) para minimizar el impacto del problema. Por ejemplo, podrías considerar qué colegas serían contactados para hacerse cargo de ciertas tareas ante la ausencia de un miembro del equipo.
2. Divide tu trabajo en tareas más pequeñas
Una forma de cumplir los plazos con menos estrés es dividir los proyectos en objetivos o tareas más pequeños. Cada proyecto es una serie de tareas reducidas que se unen para formar un todo. Esto significa que con cada labor completada, se está un paso más cerca de completar el proyecto. Como verás más adelante, puedes medir estas pequeñas tareas y mostrar visiblemente el progreso.
La mejor manera de hacerlo es determinar los requisitos de cada hito del proyecto y crear las medidas que deben realizarse. De esta manera, tendrás un montón de pequeñas tareas que se pueden concretar. Por otro lado, la representación detallada del proyecto le da una gran ventaja en la planificación del presupuesto.
Cuanto más pequeñas sean las tareas definidas, más preciso será el presupuesto que pueda establecer como gestor. Asigna las tareas al miembro del proyecto correspondiente. Al distribuir las tareas entre los miembros de tu equipo y hacer un seguimiento de sus horas de trabajo, dispones de condiciones óptimas para realizar evaluaciones y ajustes detallados dentro del proyecto. El Tablero de Mandos te ofrece la visión del conjunto necesaria.
3. Confirma siempre un calendario con margen de maniobra
Es habitual que en los proyectos se trabaje más de la cuenta porque se subestima el tiempo necesario. Los recursos limitados, los cambios en los requisitos y el alcance del mismo suelen llevar al momento de “si sólo tuviera un día más”. Calcula el tiempo necesario de forma más generosa y planifica unas semanas más para la ejecución del proyecto.
4. No te sobreestimes
Independientemente de lo dedicado que estés a ser productivo, asegúrate de no asumir más tareas de las que puedas asumir. Aunque es halagador que te llamen “workaholic”, no caigas en la tentación de abarcar demasiado. Cuando uno y su equipo tienen que ocuparse de varios proyectos bajo la presión del tiempo, a menudo se produce confusión y cansancio, lo que a su vez puede provocar el incumplimiento de los plazos.
Además, el retraso en los plazos significa automáticamente una pérdida de tiempo y de recursos económicos para la empresa.
Por regla general, la calidad es más importante que la cantidad. Esto significa que conviene tomarse el tiempo necesario y conservar la energía para rendir lo mejor posible.
5. Utiliza una herramienta de seguimiento del tiempo de proyectos
Hemos desarrollado una herramienta de seguimiento del tiempo -timeghost-, especialmente para todos los usuarios de Microsoft365. Con su integración en el entorno de MC365, la herramienta ofrece la base perfecta para mejorar constantemente la productividad mediante el registro claro de las horas de trabajo.
Consigue que la duración de las llamadas de tu equipo, los proyectos recién creados desde Microsoft Planner, los eventos del calendario de Outlook o los correos electrónicos se transfieran automáticamente a timeghost y se registren para ti como tiempo de trabajo.
Sobre todo, es importante para nosotros desarrollar una herramienta que sea lo más fácil de usar posible a través de procesos automatizados dentro, pero también fuera del entorno de Microsoft365. Es por eso que disponemos de muchos conectores Zapier, para que tu entorno laboral esté lo más automatizado y comunicado posible.
timeghost crea la transparencia adecuada para los clientes -tanto interna como externamente- a través del registro de los tiempos de trabajo. Tu equipo visualizará en todo momento quién está trabajando en cada tarea y qué proyectos tiene asignados. Mediante la función de exportación de timeghost, con tan sólo un clic podrás crear archivos Excel o CSV y ponerlos a disposición de tus clientes.
Experimenta timeghost gratis durante la fase de prueba de 14 días, o reserva una demostración en vivo a través de este enlace, en el que te mostraremos la aplicación y responderemos a cualquier pregunta que tengas sobre nuestra herramienta.
Estaremos encantados de atenderte.
En este artículo, verás una guía rápida de cómo utilizar nuestro sofware dentro de tu empresa o de tu equipo en tan sólo unos minutos.
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Recientemente lanzamos el Programa de Socios timeghost. Permite que las empresas autorizadas distribuyan e introduzcan el software -integrado en el entorno de trabajo M365- a las compañías que necesiten una solución para el seguimiento del tiempo de los proyectos.
Podrás encontrar más información sobre la solicitud, la comisión y otras condiciones en nuestro sitio web asociado.
Si deseas obtener más información sobre nuestro modelo, entra en contacto con nuestro servicio de asistencia.
Descarga timeghost Teams App
Sólo tienes que instalar la herramienta timeghost Teams directamente desde la AppSource Store en la aplicación. Puedes encontrar un manual sobre cómo hacerlo aquí. La aplicación incluye todas las funciones que conoces del cliente web y, como utilizas tu cuenta de Office 365, estarás listo en tan solo unos segundos para acceder a timeghost.
