Para llevar a cabo proyectos con éxito y rentabilidad, el registro de las horas de trabajo es una herramienta muy útil. Sin embargo, aunque en la actualidad existen algunas aplicaciones que ayudan a los equipos a contabilizar las horas laborables dentro de sus proyectos, saltan imprecisiones en las cuentas o procesos poco eficientes.
En esta entrada del blog, analizamos tres errores clave a la hora de registrar las horas de trabajo de los proyectos y te presentamos soluciones para evitarlos.
Error # 1: Registro manual en Excel
Aunque al principio registrar las horas de trabajo en Excel es lo más fácil, ya que cualquiera puede introducir rápidamente sus tiempos en Excel. A largo plazo, surgirán inexactitudes y el proceso manual de ingreso de datos también consumirá mucho tiempo. También es más difícil para los gestores de proyectos crear informes y evaluaciones exhaustivos que puedan valorar fácilmente el éxito de los proyectos.
¿Cómo puedes registrar tus tiempos automáticamente en lugar de hacerlo en Excel?
Utiliza sistemas de seguimiento del tiempo como timeghost, diseñados específicamente para la gestión de proyectos. Con estos sistemas, los empleados pueden registrar fácilmente y con precisión sus horas de trabajo. Las interfaces de los programas de Microsoft 365 te permiten grabar automáticamente las actividades de tus aplicaciones de Microsoft. Por ejemplo, en timeghost, tus llamadas de Teams se contabilizan en segundo plano y se te muestran como una entrada de tiempo. Asocias la llamada con el proyecto y la tarea y tienes registrada tu entrada de tiempo minuto a minuto.
Error # 2: Los tiempos de trabajo en los proyectos no se registran correctamente
Otro error crucial es el registro inadecuado de las horas de trabajo de los proyecto. Cuando las horas de trabajo no se registran correctamente, puede dar lugar a facturaciones incorrectas. Esto puede causar pérdidas financieras para la empresa, así como insatisfacción entre los clientes.
¿Cómo asegurar una facturación y reporte de proyectos de alta calidad de manera consistente?
Implanta un sistema de gestión del tiempo que permita a los empleados registrar sus horas de trabajo de forma detallada y precisa y que, además, tenga la opción de almacenar presupuestos de tiempo y las tarifas horarias correspondientes. De este modo, podrás registrar tus proyectos en una aplicación central orientada a la gestión de proyectos. En timeghost, gracias a las opciones de evaluación versátiles, podrás realizar un seguimiento exhaustivo del progreso del proyecto, identificar qué tareas demandan más tiempo y determinar la rentabilidad del proyecto sin necesidad de realizar investigaciones adicionales. Las estructuras de autorización transparentes te brindan la capacidad de seleccionar quién tiene acceso a qué información sobre el proyecto
Error # 3: Solución aislada en lugar de integración de sistemas
Otro error que cometen los equipos de proyecto es elegir un software que sea una solución aislada en el entorno de trabajo de la empresa. El software no puede ser realmente efectivo si no puede integrarse con otros programas en tu entorno laboral. Por lo tanto, además de las funciones dentro de la aplicación, es importante considerar cómo el software pueda comunicarse con otras aplicaciones que se utilicen en el trabajo diario.
Cómo se integra timeghost en el entorno Microsoft
Utilizando los conectores Microsoft Graph API, Microsoft Power Automate o Zapier, timeghost puede crear flujos de trabajo para casi cualquier aplicación. En total, tenemos más de 6.000 flujos a otros programas.
Conclusiónes
¡El tiempo es dinero! El registro preciso de las horas de trabajo de un proyecto es crucial para garantizar la facturación correcta así como una planificación eficiente de los recursos. Sobre todo, debes asegurarte de que registras tus proyectos de la forma más eficiente y limpia posible.
Evitando la introducción manual en Excel, garantizando un registro preciso de las horas de trabajo y centrándose en la integración de sistemas, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero a la vez que consiguen una gestión más eficaz de sus proyectos.
Nuestra sugerencia
Invierte en las herramientas adecuadas para registrar las horas de trabajo de tus proyectos. No solo ahorrarás tiempo, sino que también podrás gestionar tus proyectos de forma más rentable.
Timeghost almacena automáticamente todas sus actividades en Microsoft 365: lo único que tienes que hacer es asignarlas a proyectos y tareas.
Con la versión gratuita de 14 días, puedes probar timeghost y registrar automáticamente todas las actividades de Microsoft como tiempo de trabajo. ¡Pruébalo!
Más integración no es posible – con la App timeghost para Microsoft Teams
Todo lo que tienes que hacer es instalar timeghost Teams directamente desde la AppSource Store en la aplicación. Encontrarás una guía aquí. La app de timeghost incluye todas las funciones que conoces del cliente web, y como usas tu cuenta de Office 36, acceder a timeghost te llevará tan solo unos segundos.
