Como você avaliaria a qualidade da gestão de tempo no seu trabalho atualmente?
Essa pergunta surgirá automaticamente ao longo do tempo, em um mundo de trabalho com prazos curtos, recursos escassos, e expectativas de alto desempenho.
Você tenta obter mais de si mesmo e da sua equipe de projeto, otimizando a sua gestão de tempo. O timeghost ajuda-o com 4 ferramentas ou aplicações que resolvem 4 desafios que você sempre terá quando se trata de gestão de tempo.
Abordamos os seguintes 4 desafios:
– Manter uma visão geral
– Organizar o tempo corretamente
– Manter o foco elevado
– Estabelecer prioridades corretas
Desafio 1: Manter uma visão geral
Se você não tiver um plano, não irá longe no mundo do trabalho. Isso o leva a andar sem rumo, sem saber a qual tarefa se dedicar, e você acaba realizando muito menos do que se tivesse planejado com antecedência o que precisava de ser feito.
“Toda gestão começa com o planejamento”
– Tom Greening
Através de um bom planejamento, você pode assegurar o alinhamento adequado do seu trabalho para alcançar os seus objetivos. Um bom planejamento dá a você a visão geral necessária para determinar que tarefas e que projetos são importantes no futuro e no que você deveria estar trabalhando agora.
Ferramenta 1: Gestão e planejamento de tarefas com o Microsoft Planner
O Microsoft Planner é uma ferramenta de gestão de tarefas da Microsoft com grandes funcionalidades. A ferramenta de planejamento da Microsoft dá a você a visão geral de que necessita para realizar os seus projetos da melhor maneira possível. As tarefas podem ser rapidamente criadas, atribuídas a pessoas e ordenadas por prioridade.
Crie quadros Kanban com cartões de tarefas detalhadas que você pode completar com arquivos, checklists e etiquetas. O planejador integra-se perfeitamente com o Microsoft Teams e o ambiente Microsoft365.
Com o Timeghost, você pode registrar as tarefas criadas no Planner como tempo de trabalho e atribuí-las a um projeto e a uma tarefa. As tarefas do Planner são automaticamente exibidas no nosso software, desde que você confirme a conexão no feed do timeghost.
Aqui também lhe mostramos como utilizar o Microsoft Planner em conjunto com o Microsoft Teams e o timeghost.
Desafio 2: Como alocar corretamente o seu horário de trabalho?
Para verificar a atribuição das suas horas de trabalho, você necessita de uma ferramenta onde possa acompanhar os seus horários e atribuí-los às tarefas e projetos correspondentes. Isso dá a você uma visão geral, com base na qual você poderá melhorar a distribuição do seu tempo de trabalho no escritório ou home office e obter constantemente uma visão geral clara daquilo em que trabalhou.
Ferramenta 2: timeghost como ferramenta de rastreamento de tempo do projeto no ambiente Microsoft365
Com o timeghost, desenvolvemos uma ferramenta de rastreamento de tempo do projeto, especialmente para todos os usuários do Microsoft365. Com a sua integração no ambiente Microsoft365, a ferramenta dá a você a base perfeita para melhorar constantemente a sua produtividade através do registro claro das suas horas de trabalho.
Tenha a duração das chamadas no Teams, os projetos recentemente criados no Microsoft Planner e os eventos do calendário do Outlook ou e-mails, automaticamente transferidos para o timeghost e registrados como tempo de trabalho para você.
Acima de tudo, é importante para nós desenvolver uma ferramenta que seja tão fácil de utilizar quanto possível, através de processos automatizados dentro, mas também fora do ambiente Microsoft365. Portanto, temos muitos Zapier conectores para tornar o seu ambiente de trabalho tão automatizado e conectado quanto possível.
O timeghost cria a transparência apropriada para os clientes, tanto interna como externamente, através do registro dos horários de trabalho. A sua equipe pode sempre ver quem está trabalhando em que tarefa e que projetos são atribuídos. Com a funcionalidade de exportação, você pode criar arquivos de Excel ou CSV com apenas um clique e colocá-los à disposição dos seus clientes.
Experimente o timeghost durante os 14 dias de teste gratuito ou reserve uma demonstração ao vivoonde lhe mostraremos o aplicativo e responderemos a quaisquer perguntas que você possa ter sobre a nossa ferramenta!
Esperamos vê-lo em breve!
Nesse artigo, você verá em apenas alguns minutos, um guia rápido sobre como você pode utilizar o software na sua empresa ou equipe.
Desafio 3: Manter o foco elevado
Para tirar mais proveito do seu tempo, melhorar a sua concentração é muito bom porque é a forma mais simples de utilizar o seu tempo ainda melhor. Existem algumas dicas e truques que você pode utilizar para melhorar a sua concentração. Além disso, agora existem aplicativos que o ajudam a ser mais produtivo num determinado período de tempo, através de um bom foco.
Ferramenta 3: Pomodoro App Tracker – Focus Keeper
Uma maneira fácil para manter o seu foco é utilizar a técnica Pomodoro. Para tal, existem aplicativos correspondentes que o ajudam a aplicar os segmentos de tempo da técnica. O Focus Keeper permite que você se concentre nas coisas importantes e oferece também grandes opções de avaliação e muitas outras funcionalidades.
Você pode baixar o aplicativo através do App Store ou do Google Play Store.
Desafio 4: Definir corretamente as prioridades
Especialmente na gestão de projetos, pode rapidamente acontecer que as pessoas fiquem atoladas nas muitas tarefas que têm de completar todos os dias. Você tem que dar uma olhadinha rápida nos emails, enquanto trabalha em outra tarefa importante que também tem de ser concluída rapidamente.
Isso torna ainda mais importante não se distrair com outras tarefas e criar um sistema para fazer as coisas.
Estabelecendo prioridades, você terá uma boa noção do que é importante e do que não é. Uma das técnicas mais conhecidas para estabelecer prioridades é o método Eisenhower.
Ferramenta 4: Matriz de prioridades como uma ferramenta para melhor classificar as suas tarefas
Prioridade-Matriz é uma ferramenta super fácil de usar que lhe permite classificar as suas tarefas em quatro quadrantes diferentes. O sistema é assim:
Esses quadrantes são a base do aplicativo. Você pode introduzir as tarefas nos campos correspondentes e movê-las para trás e para a frente como quiser.
Além disso, a Matriz de prioridades oferece integração direta com o Microsoft Teams e uma conexão ao calendário do Outlook.
Sinta-se à vontade para nos dar o seu feedback sobre como as ferramentas o ajudaram e como melhoraram o seu gerenciamento de tempo 😉.
Experimente gratuitamente o nosso rastreamento de tempo do projeto durante 14 dias
Com os 14 dias de teste gratuitos, pode testar todas as vantagens do timeghost e obter uma primeira impressão do software.
Aqui você aprenderá como melhor começar a utilizar o software para que ele lhe ofereça imediatamente um valor agregado.
Se tiver alguma dúvida sobre o software, não hesite em nos contatar [email protected].
Obtenha o aplicativo timeghost Teams
Basta instalar o timeghost Teams App diretamente do AppSource Store no aplicativo. Aqui você encontra um manual de como fazer isso. O app inclui todas as funcionalidades que você já conhece do cliente web e como você utiliza a sua conta Office 365 para acessar o timeghost, tudo estará configurado e pronto em apenas alguns segundos.
