A gestão de projetos traz muitos desafios. O sucesso dos projetos depende da superação dos muitos desafios que surgem durante o projeto enquanto ainda se trabalha de forma eficaz. Muitos gestores de projeto irão reconhecer o triângulo mágico. Prazos – Custos – Desempenho. A coordenação desses fatores determina o sucesso ou o fracasso dos projetos.
Nós ajudamos você a otimizar esses três pontos e fornecemos 4 ferramentas para 4 desafios que você encontra na implementação diária de seus projetos. Estamos convencidos de que você pode obter um aumento significativo na produtividade e na otimização de processos com esses programas – especialmente se você puder conectá-los por meio de fluxos de trabalho automatizados.
1. Comunicação
Uma boa comunicação é a base do sucesso de um projeto. A crescente mudança para o trabalho híbrido significa que os gestores de projeto precisam prestar ainda mais atenção a uma comunicação boa e regular.
O papel principal do gestor de projeto é tomar a iniciativa. Ele deve ser aquele que ativamente se comunica e se aproxima dos funcionários. O Microsoft Teams é a melhor plataforma de comunicação para a gestão de projetos.
Com mais de 270 milhões de usuários diários, o Microsoft Teams é o líder de mercado em comunicação digital e leva a troca diária com a sua equipe a um novo patamar. Além da possibilidade de se comunicar com os seus colegas através de chamadas de vídeo ou áudio ou chat, você também conta com muitas outras funcionalidades que facilitam a implementação de seus projetos.
Nesse artigo do blog, mostraremos o poder do Microsoft Teams e como você pode usar esse programa para aumentar a produtividade de seus projetos.
Além de melhorar a comunicação, o Microsoft Teams funciona como uma plataforma central para a utilização dos recursos do ambiente de trabalho Microsoft365. Mas mais sobre isso mais tarde!
2. Atribuição de funções
Uma equipe de projeto só desempenha bem quando todos os membros se sentem responsáveis e tentam cumprir as funções atribuídas. A falta de atribuição de função pode fazer com que o projeto falhe.
Como ferramentas para resolver esse problema, recomendamos o Microsoft Planner em combinação com o timeghost.
O Microsoft Planner é uma ferramenta de gestão de tarefas da Microsoft com grandes funcionalidades. Crie quadros Kanban com cartões de tarefas detalhados, aos quais você pode adicionar arquivos, checklists, e etiquetas. O Planner pode ser perfeitamente integrado ao Microsoft Teams, oferecendo vantagens adicionais do ambiente Microsoft365.
Com o timeghost, você pode registrar as tarefas criadas no Planner como tempo de trabalho e atribuí-las a um projeto e a uma tarefa. Através do Microsoft Power Automate, as tarefas do Planner são exibidas automaticamente no timeghost quando são criadas e podem ser contabilizadas diretamente como tempo de trabalho.
Isso permite que você veja não apenas quem foi encarregado de qual tarefa, mas também quanto tempo a tarefa levará. Você também pode criar projetos no timeghost, atribuir a eles um orçamento de tempo e um valor por hora, e atribuí-los a uma pessoa da sua equipe. No painel de controle, você pode visualizar os projetos, tarefas e horários de trabalho dos seus funcionários.
Temos um artigo que mostra como o Planner, Microsoft Teams e timeghost podem trabalhar juntos e otimizar os seus processos da sua equipe.
3. Visão geral do projeto
Outro grande desafio, especialmente para os gestores responsáveis por projetos múltiplos e paralelos, é manter uma visão geral clara dos projetos. Pode acontecer rapidamente que decisões erradas sejam tomadas devido a uma falta de visão geral. É por isso que é ainda mais importante permitir que as ferramentas disponíveis o ajudem e facilitem o seu trabalho.
Asana ajuda você a gerir os seus projetos e funciona como um software central que oferece funções adicionais além da gestão de projetos. Apesar da abrangente solução all-in-one, o Asana é intuitivo e fácil de usar.
Uma grande vantagem além do software são as conexões disponíveis a outros programas. Isso inclui integrações de vários programas ao Asana, mas também fluxos de trabalho automatizados que são possíveis para programas como o Microsoft Teams.
4. Gerenciamento do tempo
Como gestor de projeto, o tempo é o seu recurso mais valioso. Você gerencia vários projetos, lidera equipes em diferentes constelações, e no final, precisa se certificar de que o cliente está satisfeito. Isso nem sempre é fácil, especialmente porque você não dispõe de tempo e recursos ilimitados.
É por isso que é ainda mais importante gerenciar o seu tempo e o dos seus funcionários para que os projetos possam ser executados da forma mais eficaz possível.
O timeghost ajuda você com a sua ferramenta de rastreamento do tempo do projeto na atribuição correta das suas horas de trabalho e dos seus funcionários. A atribuição de horas de trabalho a projetos e tarefas oferece a você e à sua equipe a visão geral necessária para avaliar efetivamente a distribuição de suas horas de trabalho e tirar as devidas conclusões.
Como gestor/administrador de projetos, você sempre acompanha o trabalho dos seus funcionários e pode fazer ajustes.
Além disso, ao documentar as suas tarefas nos projetos, você pode fornecer aos seus clientes arquivos CSV. ou xls. Relatórios do painel de controle que mostram de forma transparente quando você trabalhou em quais tarefas.
Teste o timeghost gratuitamente por 14 dias
Com os 14 dias de teste gratuitos, você pode testar gratuitamente todas as vantagens do timeghost e obter uma primeira impressão do software.
Aqui você aprenderá a melhor maneira de começar com o timeghost para que o software lhe ofereça imediatamente um valor agregado.
Se você tiver alguma dúvida sobre o software, não hesite em nos contatar [email protected].
Obtenha o aplicativo timeghost Teams
Só é necessário instalar o timeghost Teams App diretamente do AppSource Store no aplicativo. Aqui você encontra um manual de como fazer isso. O app inclui todas as funcionalidades que você conhece do cliente web e como você utiliza a sua conta Office 365 para acessar o software, tudo estará configurado e pronto em apenas alguns cliques.
