Os prazos que estão a semanas ou meses de distância são os mais difíceis de gerenciar. Como você e sua equipe de projeto podem organizar uma grande quantidade de trabalho durante um período de tempo tão longo e ainda assim garantir que o projeto seja concluído no prazo?
Essas cinco dicas ajudarão você a concluir seus projetos com sucesso dentro dos prazos estabelecidos, com o mínimo de estresse possível.
1. Considere possíveis problemas que possam surgir
As coisas nem sempre correm conforme o planejado, por isso, como gestor de projeto, é aconselhável pensar com antecedência sobre potenciais problemas que possam surgir. Por exemplo, como a doença de um membro da equipe, falha de equipamento, ou uma tarefa inesperadamente urgente e importante de um outro projeto afetariam o andamento do projeto?
Considere quais alternativas estão disponíveis para você e sua equipe, a fim de minimizar o impacto do problema. Por exemplo, você pode pensar quais colegas podem ser contatados para assumir determinadas tarefas em caso de ausência de um membro da equipe.
2. Divida o seu trabalho em tarefas menores
Uma forma de cumprir os prazos com menos estresse é dividir os projetos em objetivos ou tarefas menores. Cada projeto é composto por uma série de tarefas menores que se juntam para formar um todo. Isso significa que, a cada tarefa concluída, você fica um passo mais perto de concluir o projeto. Como você verá mais adiante, você pode medir essas pequenas tarefas e visualizar o progresso.
A melhor maneira de fazer isso é determinar os requisitos para cada etapa do projeto e criar tarefas que precisam ser concluídas. Dessa forma, você tem várias tarefas pequenas que podem ser concluídas. Além disso, a representação detalhada do projeto oferece uma grande vantagem no planejamento do orçamento.
Quanto menores forem as tarefas definidas, mais precisamente você, como gestor, poderá definir o orçamento. Atribua as tarefas ao membro designado para o projeto. Ao distribuir as tarefas aos membros da sua equipe e fazer com que eles registrem as horas trabalhadas, você tem condições ideais para fazer avaliações detalhadas e ajustes dentro do projeto. O painel de controle oferece e a visão geral necessária.
3. Sempre calcule os prazos com alguma folga
É comum que os projectos trabalhem horas extraordinárias porque o tempo necessário é subestimado. Recursos limitados, requisitos em mudança, e âmbito do projecto são susceptíveis de conduzir ao momento “se ao menos tivesse mais um dia”. Calcular o tempo necessário mais generosamente e planear algumas semanas extra para a implementação do projecto.
4. Não exagere
Não importa o quanto você esteja comprometido em ser produtivo, certifique-se de não assumir mais tarefas do que consegue concluir. Embora seja lisonjeiro ser chamado de workaholic, não fique tentado a assumir responsabilidades demais. Quando você e a sua equipe têm de lidar com múltiplos projetos sob pressão, isso geralmente leva à confusão e fadiga, o que, por sua vez, pode levar a prazos não cumpridos.
Além disso, o não cumprimento de prazos significa automaticamente perda de tempo e dinheiro para a empresa.
Como regra geral, qualidade é mais importante do que quantidade. Isso significa que você deve levar o seu tempo e conservar energia para fazer o seu melhor trabalho.
5. Use uma ferramenta de acompanhamento do tempo de projeto
Com o timeghost, desenvolvemos uma ferramenta de rastreamento do tempo, especialmente para os usuários Microsoft365. Com a sua integração ao ambiente Microsoft365, a ferramenta oferece a base perfeita para melhorar constantemente a sua produtividade através do registro claro das suas horas de trabalho.
Obtenha a duração das chamadas no Teams, os projetos recentemente criados no Microsoft Planner e os eventos do calendário do Outlook ou e-mails, automaticamente transferidos para o timeghost e registrados para você como horas trabalhadas.
Acima de tudo, é importante para nós desenvolver uma ferramenta que seja o mais fácil possível de usar, através de processos automatizados dentro, mas também fora do ambiente Microsoft365. Portanto, temos muitos Zapier conectores para tornar o seu ambiente de trabalho tão automatizado e conectado quanto possível.
O timeghost cria a transparência apropriada para os clientes, tanto interna como externamente, através do registro das horas trabalhadas. A sua equipe pode sempre ver quem está trabalhando em que tarefa e quais projetos são atribuídos a eles. Com a funcionalidade de exportação, você pode criar arquivos de Excel ou CSV com apenas um clique e colocá-los à disposição dos seus clientes.
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