Para executar projetos com sucesso e lucratividade, a qualidade do registro das horas do projeto é muito importante. No entanto, embora já existam algumas ferramentas que ajudem as equipes a registrar suas horas de trabalho em seus projetos, imprecisões nos cálculos ou processos ineficientes aparecem.
Nesse artigo do blog, analisamos três erros principais ao registrar as horas de trabalho do projeto e apresentamos soluções para evitá-los.
Erro nº 1: registro manual de horas no Excel
Embora registrar as horas de trabalho no Excel seja o mais fácil no início, porque qualquer pessoa pode inserir rapidamente seus horários no Excel. A longo prazo, as imprecisões aparecerão e o trabalho manual de digitá-las também é um grande problema. Também é mais difícil para os gerentes de projeto criar relatórios e avaliações abrangentes que possam avaliar facilmente o sucesso dos projetos.
Como você pode registrar seus tempos automaticamente ao invés de usar o Excel?
Use sistemas de rastreamento de tempo como o timeghost, que são projetados especificamente para gerenciamento de projetos. Com esses sistemas, os funcionários podem registrar com facilidade e precisão suas horas de trabalho. As interfaces para os programas do Microsoft 365 permitem que você registre automaticamente as atividades de seus aplicativos da Microsoft. Por exemplo, suas chamadas do Teams são rastreadas em segundo plano e exibidas para você como uma entrada de tempo no timeghost. Você associa a chamada ao projeto e à tarefa e registra seu tempo minuto a minuto.
Erro nº 2: os tempos de trabalho do projeto não são registrados corretamente
Outro erro crucial é o registro inadequado das horas de trabalho do projeto. Quando as horas de trabalho não são registradas corretamente, isso pode levar a um faturamento incorreto. Isso pode causar prejuízos financeiros para a empresa, bem como insatisfação dos clientes.
Como você pode garantir faturamento e relatórios consistentemente de alta qualidade?
Implemente um sistema de registro de horas que permita aos funcionários registrar suas horas de trabalho com detalhes e precisão e que também tenha a opção de armazenar orçamentos de horas e taxas horárias correspondentes. Dessa forma, você poderá registrar os seus projetos em um app central direcionado para a gestão de projetos. Graças às versáteis opções de avaliação, você já consegue avaliar como está o andamento do projeto, quais tarefas levam mais tempo e se o projeto é rentável durante o andamento sem ter que fazer muita pesquisa. Estruturas de autorização claras permitem que você escolha quem recebe quais informações sobre o projeto.
Erro nº 3: solução isolada em vez de integração do sistema
Outro erro que as equipes de projeto cometem é escolher um software que seja uma solução ilhada no ambiente de trabalho da empresa. O software pode ser tão bom quanto é se não funcionar com outros programas no ambiente de trabalho. Assim, além das funções dentro do aplicativo, você também deve observar como o software pode se comunicar com outros programas que você usa em seu trabalho diário.
Como o timeghost é integrado ao ambiente Microsoft
Usando os conectores Microsoft Graph API, Microsoft Power Automate ou Zapier, o timeghost pode criar um fluxo de trabalho para praticamente qualquer aplicativo. No total, temos mais de 6.000 fluxos para outros programas.
Conclusão
Tempo é dinheiro! O registro preciso das horas de trabalho do projeto é crucial para garantir o faturamento correto e o planejamento eficiente dos recursos. Acima de tudo, você deve certificar-se de registrar seus projetos da forma mais eficiente e limpa possível.
Ao evitar a entrada manual no Excel, garantir o registro preciso das horas de trabalho e focar na integração do sistema, as empresas podem economizar tempo e dinheiro enquanto gerenciam seus projetos com mais eficiência.
A nossa dica
Invista nas ferramentas certas ao registrar as horas de trabalho do seu projeto. Você não apenas economizará tempo, mas também poderá gerenciar seus projetos de maneira mais lucrativa!
O Timeghost registra todas as suas atividades do Microsoft 365 automaticamente – tudo o que você precisa fazer é atribuí-las a projetos e tarefas.
Com a versão gratuita de 14 dias, você pode testar o timeghost e registrar automaticamente todas as atividades da Microsoft como horário de trabalho. Experimente!
Não é possível uma maior integração – com o aplicativo timeghost para o Microsoft Teams
Tudo o que você precisa fazer é instalar o aplicativo timeghost Teams diretamente da AppSource Store no aplicativo. Você pode encontrar instruções aqui. O aplicativo timeghost inclui todos os recursos que você conhece do cliente da Web e, como você usa sua conta do Office 365 para acessar o timeghost, estará pronto em segundos.
